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物料盤點學問


作者:stpxw

    不管你的企業是大是小,原料及成品的出入庫、在庫管理,盤點都必不可少。生產、采購、銷售等部門的決策,都需要盤點數據作為參考。以錯誤的盤點數據作為參考,必然悖入悖出,影響采購數量、生產計劃、發貨計劃的制定和實施。 
  很多人會想:盤點嘛,不就是對對賬目,清點庫存嗎?這還不簡單?實際上,沒有幾家企業能真正做到賬實相符。 
   
  盤虧盤贏都不好 
   
  盤虧自然不好,賬冊上記有的商品,庫里翻了個底兒朝天,還是找不著;盤贏也不要以為"賺"了,庫里的貨不會平白"多"出來的,肯定出了岔子。 
  賬實不符,是盤點最常見的問題,多數是由于商品缺乏良好的整理和歸類。如原料放進了成品堆里,成品中混有半成品等。尤其是經銷商的倉庫,多數沒有電腦庫存系統,人工操作,手工記賬,在單證上面修改、涂抹,那是經常的事。 
  更多的情況是賬冊和商品對上號了,但無論如何清點,數量就是不對,質量狀態也對不上。貨到底跑哪兒去了?是記錄錯誤還是倉管監守自盜?明明記錄完好的商品,卻變成殘損品,是正常貨損,還是操作不當導致的非正常貨損?如果這些問題不及早發現,到了后來就是一筆糊涂賬,怎么算也算不清。 
   
  影響盤點的幾大因素 
   
  1.盤點人員的素質。 
  很多公司沒有專業的倉管人員,往往隨便從哪個崗位調來幾個人就是;經銷商為了放心,更是讓親戚當倉管。拋開責任心不論,這些非專業人士,在貨品不多的時候,還可以靠記性或賬冊來管理,一旦貨品多了,就應付不來了。因為不掌握一些基本的盤點常識和統計學知識,是難以保證盤點準確度的。有的企業為節省人力,甚至雇臨時工來盤點。這些人素質參差不齊,不熟悉產品,更是錯得沒邊了,這樣的盤點做了等于沒做。 
  還有一些公司由倉庫內部人員組織盤點,有些人自認為對產品比較熟悉,盤點過程中,不仔細清點和核對,疏忽大意,導致盤點質量不高。有的盤點現場缺乏監督,事后也不復查,最后發現了問題也無從查起。 
   
  2.設備。 
  好一點的公司配備了盤點機、掃碼器等,能提高盤點效率和精度。而有些公司甚至連計算器都不配,所有盤點全憑雙手和大腦,不出差錯才怪呢。 
   
  3.盤點方法。 
  盤點一般分為"盲盤"和"實盤"所謂盲盤,就是打印一個空白盤點表,盤點人員必須仔細填好盤點表內所有相關信息,包括品名、代碼、批次、數量等。這種方法可以防止某些盤點人員偷懶,但效率和準確性極低。 
  所謂實盤,即將所有數據打印出來,盤點人員只需到現場去清點和核對相關信息的準確性,發現差異則注明,留待修訂。實盤節約時間,但也有很多盤點人員圖省事,走馬觀花看一下就算了,不認真盤點。 
   
  4.盤點周期。 
  很多公司不重視盤點工作,通常一個季度或半年組織一次大盤點。倉儲運作人少事雜,發錯貨、貨物回位錯誤等問題時常都會有,如果沒有日常盤點,很多小問題很難在短期內發現。等到大盤點時才發現已經晚了,損失不說,連追究責任人都很難辦到。 
   
  如何做好盤點工作 
   
  1.明確盤點流程。 
  一般公司盤點都是由倉儲部門和財務部門共同完成,而有些小公司特別是經銷商,一般都由倉庫人員自己打印盤點表,自己盤點,完事后將盤點表交給財務部,由財務部門再抽盤。 
  從盤點到財務抽盤,短則1天~2天,長則3天~4天。財務人員抽盤或復盤時,很多貨物已經出過貨或庫位有所調整,總會有一些差異,準確性大打折扣。 
  還有的倉儲部門的盤點表格與財務部門表格不統一,盤點記錄也是各有一套,往往倉庫在完成了自己的盤點表后,還要照著結果,再補填財務部門的盤點表。如此往復,影響了盤點準確性,核對數據時也無所適從,影響準確性。 
  要提高盤點準確度,首先要倉儲部門和財務部門一起來做。財務部可以抽調專人隨同盤點人員一起盤點;其次,要統一盤點表格式,最后財務部留存的盤點結果必須是倉儲部門盤點表的復印件,保證完全一致。 
  另外,還要規定合理的盤點周期。進出庫頻繁的商品最容易出差錯,要以周或月建立短期盤點制度;旺季或淡季來臨前,要徹底清點應季商品,明確準確庫存數,為營銷策略提供準確數據;同時,每季度還要有一次較大規模的盤點。短長期盤點有機結合,才能最大限度保證賬實相符,確保盤點數據準確有效。 
   
  2.做好盤點先期準備工作。 
  較大規模盤點前,各部門要合理分工,明確各方責任,就一些相關細節做出具體布置,比如統一表格格式、安排盤點人員、盤點單證交接、盤點工具等等。盤點完成后,要及時核對盤點結果,對有差異的結果要多遍復盤,確保盤點準確率。 
  盤點進行前,盡量讓所有該出庫的物料全部出庫,該入庫的全部入庫,盤點期間不要變化。實在要出入庫的,盤點前都要先人賬,再進行實物盤點。 
   
  3.加強信息采集,完善臺賬制度。 
  采集貨物相關信息,要整理出倉庫物品名稱,且盡量使用簡化稱呼。同時,商品信息要全面,如名稱、代碼、批次、規格、體積、重量等,尤其是一些名稱相同而其他信息不同的商品,更要區分開,避免發錯貨。 
  根據盤點數據建立倉庫臺賬后,細心登記每天倉庫物品的出入庫、結存情況;嚴格控制單據的出倉、入倉、領料的填寫,盡量控制漏單情況。 
  賬目清晰、準確與否,可以反映出企業經營狀態是否健康良好。賬目好壞直接影響企業每個部門的運作,影響企業的持續發展經營,必須認真仔細對待,馬虎不得。 
   
  4.合理規劃倉庫內部,貨物歸類儲存。 
  一般企業倉庫都有幾大區域:包裝用料、五金、辦公用品、其他物品等。有必要合理分區,實行區域化管理。按照已劃分好的區域、貨架,將已經歸類的物品對號入座,在擺放物品時盤點數量,便于庫存登記,也省去了再統計物品的時間。 
  物品擺放要整齊,名稱、規格型號清晰,數量準確,將倉庫整理一步到位。將物品名稱歸類整理,制訂出相應的編號、賬頁號、標識卡,將常用的物品放在倉庫隨時能取的地方,保證倉庫管理各個作業環節數據輸入的效率和準確性,確保公司隨時準確掌握庫存數據,合理保持和控制庫存。 
   
  5.完善單證填寫和交接流程。 
  在倉庫的到貨檢驗、入庫、出庫、調撥、移庫移位、庫存盤點等各個作業環節,倉庫人員必須如實填寫各種單證。所有作業的相關信息,各部門之間必須保持一致,倉儲部門提供的信息也必須是最新的。這就要求公司各部門之間密切配合,每個環節的單證交接,必須做好交接記錄,有相關人員的簽名確認,避免各個部門相互扯皮,推卸責任。 
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作者:stpxw;資料來源:生產管理資料;發布用戶:chenz;發布時間:2008-1-9;

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